Nabór na stanowisko: Kierownik/Kierowniczka Działu Administracyjnego

OGŁOSZENIE O PRACĘ

Kierownik/Kierowniczka Działu Administracyjnego

Miejsce pracy: Galeria Labirynt, Lublin
Wymiar czasu pracy: pełny etat, praca stacjonarna
Forma zatrudnienia: umowa o pracę
Wynagrodzenie: 6000 zł brutto/mies. + dodatek stażowy + dodatek funkcyjny
Termin składania ofert: 31.01.2026
Planowany termin rozpoczęcia pracy: od zaraz

Zakres zadań

• udział w opracowywaniu i aktualizacji procedur, regulaminów, instrukcji oraz zarządzeń, w tym konsultowanie dokumentów z Radcą Prawnym,
• prowadzenie kontroli wewnętrznej w zakresie działania działu oraz nadzór nad realizacją zaleceń pokontrolnych,
• sporządzanie sprawozdań, analiz i zestawień na potrzeby instytucji, w tym w obszarze kontroli zarządczej,
• realizacja zakupów oraz zamówień publicznych niezbędnych do zapewnienia funkcjonowania instytucji,
• zapewnienie ciągłości dostaw mediów i usług niezbędnych do funkcjonowania instytucji oraz współpraca z dostawcami,
• przygotowywanie i koordynowanie umów związanych z zakresem działania działu,
• prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
• zarządzanie majątkiem instytucji w zakresie środków trwałych i wyposażenia, w tym ewidencja, gospodarowanie oraz nadzór nad użytkowaniem, ubezpieczenia,
• organizacja i przeprowadzanie inwentaryzacji oraz rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych,
• sporządzanie dokumentów OT (przyjęcie środka trwałego) na podstawie dowodów zakupu,
• udział w komisjach likwidacyjnych oraz sporządzanie dokumentów LT (likwidacja) na podstawie protokołów i spisów z natury,
• oznakowanie składników majątku zgodnie z obowiązującymi w instytucji zasadami,
• kierowanie pracą zespołu pracowników obsługi, w tym organizowanie i nadzorowanie pracy,
• nadzór nad sprzedażą wydawnictw oraz biletów na wydarzenia, w tym zapewnienie prawidłowości rozliczeń.

Wymagania niezbędne

• wykształcenie min. średnie (preferowane wyższe: administracja, zarządzanie, finanse/rachunkowość, prawo, kierunki pokrewne),
• minimum 3 lata doświadczenia w obszarze administracji/organizacji pracy lub zarządzania działem (mile widziane w instytucji kultury lub sektorze publicznym),
• doświadczenie w koordynowaniu pracy zespołu,
• znajomość zagadnień: zamówienia publiczne, gospodarka majątkiem trwałym, obieg dokumentów, podstawy kontroli zarządczej,
• praktyczna umiejętność przygotowywania/koordynowania umów i współpracy z obsługą prawną i agentami ubezpieczeniowymi,
• znajomość wymogów BHP i ppoż. w organizacji (mile widziane szkolenia/kwalifikacje lub współpraca z inspektorem BHP),
• bardzo dobra organizacja pracy, rzetelność, odpowiedzialność i umiejętność pracy pod presją terminów,
• biegła znajomość MS Office / Google Workspace (w szczególności Word, Excel w zakresie zestawień i analiz).

Mile widziane

• doświadczenie w instytucji kultury/jednostce samorządowej,
• znajomość systemów FK/majątkowych lub narzędzi ewidencyjnych,
• doświadczenie w przygotowaniu i prowadzeniu inwentaryzacji,
• umiejętność usprawniania procesów i wdrażania procedur.

Oferujemy

• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w stabilnej instytucji kultury,
• pracę w zespole ok. 20 osób i realny wpływ na porządkowanie i rozwój procesów organizacyjnych,
• wczasy pod gruszą i szkolenia,
• narzędzia pracy i wdrożenie do procedur.

Dokumenty aplikacyjne

• CV,
• krótki list motywacyjny,
• referencje / dokumenty potwierdzające kwalifikacje
• zgoda na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji (klauzula RODO – poniżej).

Sposób składania ofert

Prosimy o przesłanie dokumentów na adres: galeria@labirynt.com
w tytule wiadomości: „Administracja – aplikacja na wolne stanowisko pracy”
lub złożenie osobiście/pocztą na adres: Galeria Labirynt, ul. ks. J. Popiełuszki 5, 20-052 Lublin, Sekretariat, od poniedziałku do piątku w godz. 8.00-16.00 z dopiskiem: „Administracja – aplikacja na wolne stanowisko pracy”.

Informacja o etapach naboru

Wybrane osoby zostaną zaproszone na rozmowę kwalifikacyjną. Instytucja zastrzega możliwość zakończenia naboru bez wyłonienia kandydata.

Klauzula RODO (zamieszczona w CV)
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w przesłanych dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.”