Nabór na stanowisko: specjalista/specjalistka ds. sekretariatu i obsługi kancelaryjnej

OGŁOSZENIE O PRACĘ

Specjalista/Specjalistka ds. sekretariatu i obsługi kancelaryjnej

Miejsce pracy: Galeria Labirynt, Lublin
Wymiar czasu pracy: pełny etat, praca stacjonarna
Forma zatrudnienia: umowa o pracę
Wynagrodzenie: 5000 zł brutto/mies. + dodatek stażowy
Termin składania ofert: 31.01.2026
Planowany termin rozpoczęcia pracy: od zaraz

Zakres zadań

• kompleksowa obsługa sekretariatu: telefon, e-mail, korespondencja, kontakt z interesantami i partnerami,
• prowadzenie i nadzór nad obiegiem dokumentów w instytucji (rejestracja, dekretacja, przekazywanie do realizacji, archiwizacja),
• obsługa e-Doręczeń (odbiór/wysyłka, rejestracja, pilnowanie terminów, przekazywanie spraw do realizacji),
• przygotowywanie projektów pism oraz zestawień administracyjnych,
• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (w tym przesyłki tradycyjne),
• prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej (BIP): publikacja i aktualizacja treści, weryfikacja kompletności informacji we współpracy z komórkami merytorycznymi,
• wsparcie administracyjne dyrekcji i zespołu (organizacja spotkań, kalendarz, podstawowa logistyka).

Wymagania niezbędne

• wykształcenie min. średnie, preferowane wyższe (administracja / prawo / zarządzanie / humanistyczne),
• doświadczenie w pracy biurowej/sekretariacie/administracji min. 1–2 lata,
• gotowość do pracy na e-Doręczeniach (warunek konieczny),
• doświadczenie lub gotowość do prowadzenia BIP (redagowanie i publikacja treści),
• bardzo dobra organizacja pracy, skrupulatność, samodzielność, terminowość,
• umiejętność redagowania korespondencji urzędowej i pracy z dokumentacją,
• znajomość MS Office / Google Workspace (w szczególności Word, Excel, poczta),
• wysoka kultura osobista i komunikatywność,
• odpowiedzialność i dyskrecja (dane i dokumenty wrażliwe).

Mile widziane

• doświadczenie w instytucji kultury lub jednostce sektora publicznego,
• znajomość instrukcji kancelaryjnej/archiwalnej i podstaw obiegu dokumentów,
• doświadczenie w przygotowywaniu zarządzeń, pełnomocnictw, protokołów/notatek,
• umiejętność pracy w sytuacjach wielozadaniowych (wydarzenia, terminy, korespondencja),
• komunikatywny język angielski.

Oferujemy

• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w stabilnej instytucji kultury,
• pracę w zespole ok. 20 osób i realny wpływ na porządkowanie procesów kancelaryjno-informacyjnych,
• wczasy pod gruszą i szkolenia,
• narzędzia pracy i wdrożenie do procedur.

Dokumenty aplikacyjne

• CV,
• krótki list motywacyjny,
• zgoda na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji (klauzula RODO – poniżej).

Sposób składania ofert

Prosimy o przesłanie dokumentów na adres: galeria@labirynt.com
w tytule wiadomości: „Sekretariat – aplikacja na wolne stanowisko pracy”
lub złożenie osobiście/pocztą na adres: Galeria Labirynt, ul. ks. J. Popiełuszki 5, 20-052 Lublin, Sekretariat, od poniedziałku do piątku w godz. 8.00-16.00 z dopiskiem: „Sekretariat – aplikacja na wolne stanowisko pracy”.

Informacja o etapach naboru
Wybrane osoby zostaną zaproszone na rozmowę kwalifikacyjną. Instytucja zastrzega możliwość zakończenia naboru bez wyłonienia kandydata.

Klauzula RODO (zamieszczona w CV)
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w przesłanych dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.”